業務分析の必要性


■今回は、業務分析についてお話したいと思います。

業務分析とは、自分の会社がどんな業務(仕事)を行っているか調べることです。

■何故、業務分析が必要なのでしょうか?

先日、ある物流関係の会社に行きました。
システムは、小さいパソコンを使っていまして、売上げ管理と一部の在庫管理、給料の管理などを、おこなっていました。
私も、その会社の現在の作業や使っているシステムの状況が把握できていないので、「作業フローか業務とシステムの内容を書いたものがありますか?」
と質問しました。

でも、殆ど無いのですね。

説明してくれた方は、一応システム関係を見ているようなのですが、システムの内容についても、別の担当の人に聞いていました。
書いているものが、ほとんど無いですね。

■何が問題なのでしょうか?

まず、

  • 会社全体の仕事が見えませんね。
  • 働いている人が、自分の仕事が会社の中でどの部分にあるのかわかりませんね。
  • 新人が入ってきても説明書(マニュアル)がありませんので時間がかかりますし、作業で間違う可能性があります。
  • 皆で作業を改善しようとしても、全員で話す資料がありませんし知識の共有ができませんので改善案が出ません。

これらは、会社内の問題ですね。
お客様には、迷惑はかけないので、あまり気にしていない所が多いようです。

■では、一番の問題は何でしょうか?

それは、親会社や新規のお客様が来て新しいビジネス(取引き)を行いたいと言われたときです。

どうしますか? 
そのとき、競合他社があった場合どうしますか?

お客様に説明できる資料がないのです。
私の会社の製品、サービスの品質、納期、価格をこのように管理していますと説明することができません。

最近、お客様は、品質、納期、価格に厳しくなっています。

それを管理する会社のレベルを厳しくチェックするようになっています。
会社としての

  • 組織
  • 使用しているシステム
  • そのシステムを使ってどのように管理しているか(品質、納期、価格)
  • 改善活動は?
  • お客様の仕事を依頼しても大丈夫か

などをチェックしています。

これによって親会社や新規の仕事を受注できるか決まってしまいます。

ある大手の会社は、外注先を半分から3分の1にすると言っています。
その中で、仕事をもらうのは大変です。

それでは、どうすれば良いでしょうか?

■まずは、業務分析を行うことです。

やり方は、いろいろあると思います。
これが、正しいとは思いませんがひとつのやり方ですので参考にしてください。

  1. 仕事(業務)を大きく分けてください。
    会社として、どんな仕事があるのか大きく分類してください。

  2. 現在の大きな作業の流れを作成してください。
    この作業の流れを書いたものが、会社に無い所が多いですね。
    会社で重要な立場の人でも、会社全体の仕事の繋がりは把握していない場合が多いです。

    また、反対に1人の人が皆知っているが他の人は知らないケースもあります。   
    これも問題です。

    全員が理解できて、討論できる資料を作成しましょう。
    これを作成するときは、作業/作業する人/使用する帳票が必ず必要です。

  3. 次に、その流れの中で、もしコンピュータやシステムを使用しているのであれば、その関係がわかるようにしてください。

    どのシステムを誰が、いつ使用するのか? どの帳票を使用してシステムに入力するのか、どんな帳票を出力するのかわかる範囲で記入します。

  4. 製造業ですと、物の流れをその中に入れてください。
    また、レイアウトと物の流れがわかればよいですね。 

    例えば、
    どの工程のものを払い出したらシステムに入力して次の工程に、 移動させるとか。
    レイアウト図と物の流れの線も必要です。
    IE(インダストリアルエンジニアリング)の手法です。

  5. 皆さんで現在の問題点をリストアップしてください。

    これらの作業フローを基に現在の問題点を全員でリストアップしてください。
    経営者の方は、今後会社をこういうふうにしたいとかあったらそれもリストしてください。

まずは、4.までですね。
ここまで、やるのも結構大変ですが。

でも、これができれば、皆さんで、ここをこのように改善しようとか、ここの作業が大変なので
コンピュータを入れようとかシステムを入れようとかという話ができます。
ここから、コンピュータやシステムの話になります。






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